SAT e impuestos
Cómo facturar en el SAT (CFDI 4.0): guía paso a paso 2026
El CFDI 4.0 es la única versión de factura vigente en México. Te explicamos los requisitos (e.firma o CSD), qué datos necesitas de tu cliente y cómo emitir tu factura gratis con la herramienta del SAT, paso a paso.
Qué es el CFDI 4.0
El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica oficial de México. La versión 4.0 es la única vigente: desde 2023 dejó de existir la convivencia con versiones anteriores, así que toda factura debe emitirse en CFDI 4.0. Es un archivo XML sellado digitalmente y certificado, que ampara una operación de venta de bienes o prestación de servicios. El PDF que sueles ver es solo una representación; el documento con validez fiscal es el XML.
La característica central del CFDI 4.0 es que exige datos más estrictos y exactos tanto del emisor como del receptor: nombre o razón social, régimen fiscal y código postal deben coincidir con lo que el SAT tiene registrado.
Para qué sirve
- Comprobar ingresos y gastos ante el SAT de forma válida y deducible.
- Cobrar a clientes que necesitan la factura para deducir o acreditar impuestos.
- Deducir compras y servicios en tus declaraciones, como la declaración anual.
- Acreditar el IVA trasladado en tus operaciones.
- Soportar tu contabilidad y cumplir con tus obligaciones fiscales.
Requisitos para emitir (e.firma o CSD)
Para facturar necesitas, como mínimo:
- RFC activo. Si aún no lo tienes, primero tramita tu RFC.
- Un régimen fiscal vigente y compatible con la operación que vas a facturar.
- e.firma vigente (archivos
.cer,.keyy contraseña) o un Certificado de Sello Digital (CSD). - El código postal de tu domicilio fiscal registrado.
Si no recuerdas tu régimen o tu domicilio fiscal, consúltalos en tu Constancia de Situación Fiscal. Si necesitas tramitar tus credenciales, revisa nuestra guía de la e.firma.
Datos que necesitas del cliente
En el CFDI 4.0 los datos del receptor deben coincidir exactamente con su registro en el SAT. Pídele a tu cliente:
| Dato | Detalle |
|---|---|
| RFC | Su Registro Federal de Contribuyentes. |
| Nombre o razón social | Sin régimen societario (sin “S.A. de C.V.”) y tal como aparece en el SAT. |
| Régimen fiscal | El régimen vigente del receptor (por ejemplo, Sueldos y salarios, RESICO, etc.). |
| Código postal | El de su domicilio fiscal registrado. |
| Uso del CFDI | La clave del uso que le dará a la factura. |
Conceptos clave del CFDI 4.0
Antes de emitir conviene entender tres campos que suelen generar dudas:
- Uso del CFDI: indica para qué empleará el receptor la factura (gastos en general, adquisición de mercancías, etc.). Lo elige el cliente y debe ser compatible con su régimen.
- Método de pago: señala cómo se liquida la operación. Es PUE (Pago en una sola exhibición) cuando se paga de inmediato dentro del mismo mes, y PPD (Pago en parcialidades o diferido) cuando se paga después o en partes.
- Forma de pago: es el medio concreto del pago: efectivo, transferencia electrónica, tarjeta de crédito o débito, etc.
Cómo facturar paso a paso (herramienta del SAT)
El SAT ofrece el servicio gratuito “Genera tu factura”, con el que puedes emitir CFDI 4.0 sin contratar a un proveedor. El proceso general es:
- Entra al Portal del SAT, sección Factura electrónica, y abre “Genera tu factura”.
- Autentícate con tu e.firma (o con tu CSD/contraseña, según el caso).
- Acepta los términos y condiciones y vuelve a firmar con tu e.firma.
- Verifica tus datos como emisor: RFC, régimen fiscal y código postal.
- Captura al receptor: RFC, nombre o razón social, régimen fiscal y código postal.
- Agrega los conceptos (producto o servicio, clave, cantidad e importe) y los impuestos que apliquen.
- Selecciona el uso del CFDI, el método de pago y la forma de pago.
- Genera la factura y descarga el XML y el PDF. Guarda ambos archivos.
Herramienta gratuita del SAT vs. PAC
- Herramienta gratuita del SAT (“Genera tu factura”): ideal si emites pocas facturas. Es gratis y las personas físicas pueden usarla solo con su e.firma. Puede resultar limitada para volúmenes altos o complementos especiales.
- Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) o software de facturación: suele cobrar por timbre o por paquete, pero ofrece automatización, plantillas, manejo de complementos y emisión masiva. Requiere tramitar tu CSD.
Ambos caminos generan un CFDI 4.0 con la misma validez fiscal. La elección depende de tu volumen de facturación y de las funciones que necesites.
Cancelar o sustituir una factura
Un CFDI no se borra: se cancela siguiendo el procedimiento del SAT, indicando uno de cuatro motivos:
| Clave | Motivo |
|---|---|
| 01 | Comprobantes emitidos con errores con relación |
| 02 | Comprobantes emitidos con errores sin relación |
| 03 | No se llevó a cabo la operación |
| 04 | Operación nominativa relacionada en una factura global |
Para corregir una factura con errores (motivo 01):
- Emite primero la factura correcta y relaciónala como “04 - Sustitución de los CFDI previos”.
- Cancela la factura original con el motivo 01, indicando el folio fiscal (UUID) de la nueva.
En muchos casos la cancelación requiere la aceptación del receptor, que tiene tres días hábiles para aceptar o rechazar; si no responde, suele proceder la cancelación. Algunos comprobantes (como ciertos casos de bajo monto o nómina) pueden cancelarse sin esa aceptación, pero las reglas cambian cada año, así que confírmalas en el portal del SAT.
Errores comunes del CFDI 4.0
- Datos del receptor que no coinciden: nombre con régimen societario, una tilde de más o un código postal equivocado. Pide la Constancia de Situación Fiscal de tu cliente.
- Régimen fiscal incorrecto del emisor o del receptor, incompatible con el uso del CFDI.
- Confundir método y forma de pago: usar PPD con una forma distinta de “99” o PUE con “99”.
- No emitir el complemento de pago (REP) cuando se factura con método PPD.
- CSD vencido o sin tramitar al usar software o un PAC (vigencia de 4 años).
- Guardar solo el PDF: el archivo con validez fiscal es el XML; consérvalo siempre.
Consejos
- Pide siempre a tus clientes su Constancia de Situación Fiscal reciente para copiar sus datos sin errores.
- Verifica tus propios datos en tu Constancia de Situación Fiscal antes de facturar.
- Guarda XML y PDF de cada factura, tanto emitida como recibida, para tu contabilidad y tu declaración anual.
- Si emites muchas facturas, valora un PAC; si emites pocas, la herramienta gratuita del SAT suele bastar.
- Ante cualquier duda sobre claves, plazos o reglas de cancelación, consulta el portal oficial del SAT, ya que los catálogos y reglas se actualizan periódicamente.
Paso a paso
Reúne tus credenciales
Ten lista tu e.firma vigente (archivos .cer, .key y contraseña). Las personas físicas pueden facturar gratis solo con su e.firma.
Entra a "Genera tu factura"
Abre el servicio gratuito de facturación en el Portal del SAT y autentícate con tu e.firma.
Acepta términos y configura tu emisor
Acepta los términos y condiciones, firma de nuevo con tu e.firma y verifica tus datos como emisor (RFC, régimen y código postal).
Captura los datos del receptor
Escribe el RFC, el nombre o razón social y el régimen fiscal del cliente exactamente como los tiene registrados ante el SAT, más su código postal.
Llena los conceptos y el pago
Agrega los productos o servicios, el uso del CFDI, el método de pago (PUE o PPD) y la forma de pago.
Genera y descarga el CFDI
Genera la factura y descarga los archivos XML y PDF. El XML es el comprobante con validez fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta facturar en el SAT?
Con la herramienta gratuita "Genera tu factura" del SAT no tiene ningún costo. Algunos proveedores autorizados (PAC) cobran por timbre o por paquete, pero el servicio del propio SAT es gratis.
¿Qué necesito para emitir una factura?
Tu RFC activo, un régimen fiscal vigente y tu e.firma o tu Certificado de Sello Digital (CSD). En la herramienta gratuita del SAT, las personas físicas pueden facturar solo con su e.firma.
¿Cuál es la diferencia entre la e.firma y el CSD?
La e.firma acredita tu identidad ante el SAT; el CSD sirve para firmar (sellar) tus facturas. El CSD es obligatorio para timbrar con software o un PAC, pero la herramienta gratuita del SAT te deja facturar con la e.firma.
¿Qué datos debo pedirle a mi cliente?
Su RFC, su nombre o razón social y su régimen fiscal tal como están en el SAT, además del código postal de su domicilio fiscal. Si un solo dato no coincide, la factura no se podrá generar.
¿Qué es el uso del CFDI?
Es una clave que indica para qué empleará el receptor la factura (por ejemplo, gastos en general o adquisición de mercancías). La elige el cliente y debe ser compatible con su régimen fiscal.
¿Qué diferencia hay entre método y forma de pago?
El método de pago indica si se paga en una sola exhibición (PUE) o en parcialidades o de forma diferida (PPD). La forma de pago es el medio concreto: efectivo, transferencia, tarjeta, etc.
¿Puedo cancelar una factura ya emitida?
Sí. Debes indicar uno de los cuatro motivos de cancelación del SAT y, en muchos casos, esperar la aceptación del receptor, que tiene tres días hábiles para responder.
¿Cómo corrijo una factura con errores?
Primero emite la factura correcta relacionándola como "04 - Sustitución de los CFDI previos" y después cancela la original con el motivo "01", indicando el folio fiscal (UUID) de la nueva.
Fuentes oficiales
Información verificada en 22 de junio de 2026 con base en fuentes oficiales. Los requisitos y costos pueden cambiar; confirma siempre en el portal oficial antes de iniciar tu trámite.
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